Avant de vous lancer dans la création d’un mailing adressé, il est indispensable de bien connaître les contraintes techniques liées à sa fabrication pour éviter ainsi de mauvaises surprises avec le routeur !
Voici une liste, non exhaustive, des questions « réflexes » à se poser pour un publipostage réussi !
Quelle enveloppe pour quel usage ?
Le format
Si vous partez sur une petite quantité de mailings, oubliez le sur-mesure : il vous faudra alors composer avec les formats standard d’enveloppe. Pensez donc à vérifier la compatibilité du format fini que vous souhaitez pour votre mailing avec les formats d’enveloppes proposés en standard.
Bon à savoir : Plus le format sera standard, plus vous aurez de choix dans les couleurs.
Si, au contraire, vous partez sur des quantités élevées, vous pouvez peut-être envisager une fabrication spéciale d’enveloppe et donc adapter son format à votre mailing pour laisser libre court à votre créativité et vous démarquer !
La fermeture
Pour une mise sous pli automatique chez le routeur, choisissez une enveloppe mécanisable PTG (patte trapèze gommée) .
Dans ce cas, prévoyez aussi une largeur d’enveloppe un peu plus importante que celle des documents qui y seront insérés (20 mm environ) pour faciliter l’insertion.
Pour une mise sous pli manuelle, choisissez une enveloppe avec patte autocollante
Avec ou sans fenêtre ?
En fait, la question à se poser est : y a-t-il une lettre ou un document porteur d’adresse à l’intérieur ?
Les dimensions standard d’une fenêtre sont comprises entre 40 x 100 mm et 55 x 100 mm. Renseignez-vous sur le format précis auprès de votre fournisseur. Vous pourrez ainsi reporter cette zone sur votre document porteur d’adresse.
Une impression sur vos enveloppes ?
On ne peut pas tout inscrire sur le recto d’une enveloppe !
S’il y a une impression prévue dessus, il faudra tenir compte, en amont, des contraintes du fournisseur et des contraintes postales.
Entre autres : le blanc tournant nécessaire à la prise de pinces pour l’imprimeur, l’espace autour de la fenêtre à laisser vierge pour la Poste, etc…Pensez à vous renseigner avant de démarrer votre créa 🙂
Qui récupère les courriers non distribués ?
Souhaitez-vous inscrire l’adresse de l’expéditeur sur l’enveloppe ?
Si non, les NPAI (courriers non distribués) retournent par défaut directement chez le routeur, où ils n’y seront pas conservés…
Vous avez d’autres documents personnalisés dans votre mailing adressé ?
Les champs à personnaliser
Pensez à envoyer un modèle au routeur, en amont de la fabrication, pour connaître les éventuelles contraintes techniques.
Entre autres :
choisir un papier adéquat à la personnalisation : type offset laser ; pas de papier avec pelliculage par exemple.
tenir compte du format du document à personnaliser : est-il compatible avec les machines du routeur ?
identifier la typo (caractères et corps) souhaitée pour la personnalisation du doc et la communiquer au routeur; celui-ci ne pourra pas forcément utiliser la même mais pourra tenter de s’en approcher – dans tous les cas, cela doit être anticipé.
Dans les quantités communiquées à l’imprimeur, prévoir, la passe nécessaire au routeur pour la personnalisation = augmenter votre quantité de 3 à 5% en moyenne.
Demandez toujours un bon à tirer (BAT) auprès du routeur pour vérifier le calage, la typo…une fois les paramètres précédents vérifiés.
Et pour la mise sous pli ?
Avant la mise en production, prévoyez aussi d’envoyer au routeur un justificatif du sens de pliage des documents et une indication sur l’ordre d’insertion des documents si plusieurs sont à insérer dans l’enveloppe
Comment optimiser mon fichier de contacts ?
Le fichier de contacts
Vérifiez le contenu de votre fichier Excel avant son envoi au routeur :
les champs / colonnes du fichier doivent être correctement renseignés car ils seront imprimés tel quel; le routeur n’interviendra pas sur le contenu de ce fichier …
Les colonnes du fichier sont idéalement identifiées comme ceci:
« civilité / nom / prénom » (3 premières colonnes dans votre fichier)
« adresse 1 » (4eme colonne)
« adresse 2 » (5eme colonne)
« adresse 3 » (6eme colonne)
« code postal / ville » (7e et 8eme colonne )
Le bloc d’adresse une fois imprimé se compose des 5 lignes ci-dessus.
La quantité de contacts doit, bien entendu, être égale à la quantité de documents imprimés et fournis au routeur.
Si vous avez plusieurs fichiers Excel, pensez à les fusionner avant de les envoyer au routeur : vous ferez des économies (le routeur facture un forfait de “prise en charge du fichier” par fichier traité). Pensez également à ajouter dans votre fichier client, une ligne d’adresse à votre nom afin de recevoir un justificatif du mailing envoyé à vos destinataires
Comment estimer le tarif postal de mon mailing ?
Le tarif d’affranchissement
Le prix unitaire d’affranchissement d’un courrier dépend :
– de sa tranche de poids,
– du nombre d’envois,
– du/des départements de destination si il y a lieu d’avoir des regroupements
– du temps d’acheminement souhaité, plus ou moins urgent
Pour en connaître le montant exact, il faut donc communiquer au routeur tous ces éléments : le poids de chaque document qui compose le mailing ; le nombre d’envois, avec leur répartition par adresse.
N’oubliez pas que le grammage du papier choisi pour vos supports a une répercussion sur leur poids : donc sur le prix unitaire d’affranchissement.
L’affranchissement se règle, en principe, avant le dépôt poste du courrier par le routeur.